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(一) 學校報名
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報名查詢:
建議學校於出發日6個星期前致電青少年海外交流中心查詢出團資訊,以便組織。
如學校出團人數不足44人,本公司將安排與其他學校合組團隊出發。
提交報名表格:
學校於本公司網頁下載「學校報名表」,在出發日4個星期(行程1-3)或6個星期(行程4-5)前把填妥的報名表電郵或傳真至青少年海外交流中心辦理
(電郵:enrollment@studytour.com.hk;傳真:2156 1110)
若學校參加多於一個行程,請為每團分開遞交報名表。如1個星期內學校未收到本公司的回覆,請致電查詢。
接納報名:
本公司收到「學校報名表」後,將於1星期內回覆學校能否出團。如果確認出團,將向學校發出「接納報名通知書」。
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(二) 提交參加者資料及預約簡介會 |
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學校於本公司網頁下載並填妥以下文件,於出發日3個星期前以指定方式把文件遞交本公司:
1. 「參加師生報名總表」(Excel檔)[以電郵遞交,須加密處理]
2. 參加者身分證、回鄉證/護照(副本)[郵寄或親自交送]
3. 「學生全額資助申請信」(正本)[郵寄或親自交送]
4. 「簡介會預約表」[以傳真遞交]
注意:為確保個人私隱受到保護,如透過電郵遞交包含個人資料的文件,請加密處理。
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(三) 繳交團費 |
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本公司向學校發出團費發票。學校須於出發日前3個星期內繳付團費。繳費方式有兩種:
匯款
戶名:青少年海外交流中心
銀行:恆生銀行
帳號:385-760202-883
將匯單電郵至 enrollment@studytour.com.hk,註明學校名稱,行程路線及出發日期。
支票
支票抬頭寫「青少年海外交流中心」,並在支票背面註明學校名稱,行程路線及發票號碼,郵寄至本公司,信封面註明廣東省中學生內地交流計劃。
本公司會於確認收取學校團費後,向學校發出已蓋上付款印花稅的收據。
如學校於出發前人數有變更或教師要求入住單人房,請儘快通知本公司。
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(四) 出席簡介會
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根據學校填寫的「簡介會預約表」,本公司將安排代表在指定日期到校,為參加師生舉行出發前簡介會。
時間:1-1.5小時
對象:所有參加者必須出席
內容:介紹學習重點、行程、保險安排、惡劣天氣的出團安排以及注意事項等。
簡介會將於出發前1-2個星期內舉行。
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(五) 預備出團
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出團前1個星期內,本公司向學校提供領隊、入住酒店等資料。而該團領隊會透過電話通知負責教師旅遊車號碼、集合時間、回程解散時間等資料。
出發日集合地點將安排在學校或其他指定集合地點。
如出發當日有參加者因病或個人理由臨時缺席,請負責教師即時通知領隊,並儘快提交「參加者變更表」。
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(六)提交問卷及其他跟進事項
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行程最後一天,所有參加者須填寫「學生問卷」和「教師問卷」,填妥後交給領隊。
行程結束後1星期內,學校須填寫「參加師生人數確認信」,然後郵寄至本公司以確認實際資助師生人數。
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(七)聯絡資料
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